Предпроектное исследование для отдела закупок АО “Соединитель”

В смарт-процессе “Заказ” реализовано приложение (в табе карточки сделки), в котором отображается информация о всех товарах в данном заказе. В интерфейсе данного приложения выводятся все элементы спецификации, которые пришли из 1С по обмену.

Руководитель распределяет ответственность на менеджеров, ответственных за закупку этих товарных позиций. Он может это сделать либо по позициям, с помощью выпадающих списков, либо групповым действием. Групповым действием это можно сделать, отметив позиции чек-боксами и выбрать ответственного на данные позиции.

Также на экране можно задать комментарий к товарной позиции, если это необходимо. 

После того как все товарные позиции распределены по всем ответственным, экран отображает информацию обо всех распределенных товаров в закупах с названиями и категорией.

Когда элемент пришел вместе с заказом из 1С он находится в стадии “Согласован к закупке”
Это означает что закупку по этому элементу разрешили. О каждом элементе имеется информация о датах, ответственном менеджере и впоследствии победителе по поставщикам. 

Если с позицией возникают проблемы, например если в течение Х дней ни один поставщик не предоставил предложение, либо предложения не соответствуют запросу, то менеджеру выставляется задание уведомить руководителя о проблеме. Причинами также могут быть:отсутствие предложений; недостаточная минимальная партия; слишком большие сроки поставки или предложенная альтернатива.

Далее менеджеру нужно сформировать новый Закуп для проблемной позиции с рассылкой более широкому кругу поставщиков. Если менеджеру не удается найти позицию, необходимо уведомить Заказчика позиции о невозможности закупить данный товар. 

Если альтернатива на позицию найдена, то создается операционная задача с внутренними и внешними согласователями. В операционной задаче заказчик позиции и менеджер по закупкам могут всецело обсудить предоставляемые поставщиком аналоги и решить, что из этого конкретно должно быть закуплено. Если задача согласована, необходимо отразить замену в 1С. 

Если позиции в порядке, то после выбора поставщика-победителя, закуп переходит в стадию “В заказе поставщику” и параллельно создается Сделка с поставщиком. Ниже будет рассмотрено как в сделке с поставщиком формируется и подписывается договор и она ожидает оплату.

Когда заказ поставщику оплачен и мы ожидаем доставку, он переходит в стадию “На Доставке”. В этот момент Сделка с Поставщиком тоже находится в стадии “На доставке”.

Когда заказ приходит, его необходимо принять на складе, на учете каждая позиция. В этом месте рассматривается смарт-процесс “Спецификация”, поэтому никаких действий стадий нет, но в самом закупе формируется задание кладовщику - принять все позиции этого закупа.

Если заказ пришел и проблем нет, стадия меняется на “Поставлена”. Это успешная стадия данного смарт-процесса. Но если заказ был отменен, не пришел по причине на стороне поставщика или замена не была найдена, то он отправляется в один из “Провалов”.

На основе заказа создается элементы в смарт процессе “Закупы”, которые “по умолчанию” создаются в стадии черновик. Ответственный менеджер получает список товаров для закупки в виде Закупов, назначенных руководителем.

Пока закуп находится в стадии “Черновик”, менеджеры могут дополнять, разбивать и консолидировать закупы для обеспечения более эффективного процесса закупок. 

Как только менеджер нажимает кнопку - сохранить разбиение на закупы, на каждую категорию товаров спецификации создается свой элемент Смарт-Процесса “Закупы” и стадия переходит в “Готово к работе”. Можно приступать к отправке запросов поставщикам. 

Менеджеры формируют запросы на ценовое предложение и направляют письма поставщикам. Подробнее данный процесс описан ниже в разделе Приложения - Рассылка Поставщикам.

Пока закуп стоит в стадии Ожидание, происходит сбор предложений от поставщиков в сводную таблицу. Подробнее данный процесс описан ниже в разделе Приложения - Сводная Таблица.

Стадия, где поставщикам отправляется новое сообщение с запросом на лучшую цену. Подробнее данный процесс описан ниже в разделе Смарт-процесс “Поставщики в Закупе” - Переторжка.

После получения предложений от поставщиков, менеджер передает собранную информацию в комиссию для обсуждения. Комиссия состоит из сотрудников разных отделов, которые проводят оценку предложений поставщиков и голосуют за наилучшие условия. Подробнее данный процесс описан ниже в разделе Приложения - Комиссия / Тендерный Комитет.

Когда менеджер направляет запрос на предложение выбранным поставщикам через приложение, рассылка производится автоматически. Для каждого поставщика создается элемент смарт процесса “Поставщики в закупе”. На стадии “Запрос отправлен” поставщику отправляется письмо с уникальным кодом отслеживания. Этот код позволяет связать ответы поставщиков с конкретными этапами нашего смарт-процесса “Поставщики в закупе". В стадии “Запрос отправлен" элемент находится заданное количество времени, как правило 2-3 дня. Срок можно настроить для каждого поставщика.

По истечению установленного срока ожидания, если поставщик не ответил на запрос и не предоставил предложение, система автоматически отправляет напоминание. Напоминание может быть в форме электронной почты и/или сообщения. Затем система ожидает ответа в течение еще одного рабочего дня.

Если поставщик не ответил после автоматической инициации, то через один день система создает задание для ответственного менеджера. Менеджер должен связаться с поставщиком и проверить его статус.

Когда ответ от поставщика получен, срабатывает триггер кода отслеживания, и далее ответ анализируется. Если ответ не содержит заполненной формы и представляет собой простое сообщение, менеджер заполняет форму за поставщика.

Переторжка - это стадия, которая может быть инициирована из приложения один или два раза, и поставщикам отправляется новое сообщение с другим кодом отслеживания. В этом сообщении содержится информация о наилучшем предложении на данный момент, и у поставщиков запрашивается новая лучшая цена.

В завершающем этапе, когда выбран лучший поставщик, элемент процесса переходит к стадии "Договор". В случае, если поставщик не ответил вовсе, ответил отрицательно или не был выбран, процесс переходит в один из "Провалов".

Процесс сделки с поставщиком начинается, как только поставщик-победитель выбран общим решением комиссии. В зависимости от суммы, либо запрашивается только счет на оплату, либо создается договор. Создание нового договора или выбор действующего запускает смарт-процесс “Договора”.

Далее автоматически отправляется письмо поставщику с запросом на выставление счета, который впоследствии нужно будет распознать и занести в счета. 

После подписания договора, мы получаем счет от поставщика. Сделка с поставщиком переходит в стадию “Оплата” - это значит, что есть счет от поставщика, который нужно оплатить и сделка находится в режиме ожидания оплаты счета.

После оплаты автоматически создается смарт-процесс “Доставка/Приемка” (подробнее читайте ниже в разделе Смарт-процесс “Доставка/Приемка”) и менеджеру выставляется задание зафиксировать ожидаемую дату изготовления. За два дня до истечения срока изготовления, поставщику направляется автоматическое письмо, с вопросом все ли идет по плану.

Вся работа по логистике и приемке этого закупа осуществляется в смарт-процессе “Доставка/Приемка”. Сделка стоит в этой стадии в тот момент, когда доставка планируется, производится и осуществляется входной контроль.

Это та стадия перехода сделки с поставщиком в “Успех”, когда смарт-процесс “Доставка/Приемка” перешел в “Успех” . То есть груз приехал и сотрудники склада осуществили входной контроль.

Если сделка с поставщиком отменена по причине нарушения сроков поставки, наличия финансовых проблем у поставщика и тому подобных причин - сделка попадает в один из “Провалов”.

Для того чтобы получить товарные позиции от поставщика, мы должны действовать в рамках подписанного договора. Если договора нет, его необходимо создать и согласовать.

Ответственный менеджер должен указать параметры договора - срок действия и тип.

Договора могут быть двух типов - с военной приемкой и обычные. Обычный договор может составляться по нашей форме или по форме поставщика. Договор с военной приемкой составляется по отдельной процедуре.

Когда мы определились с типом и формой договора, мы отправляем его письмом поставщику для финального согласования. 

Смарт-процесс “Договора” находится на стадии “Ожидаем Ответ”, пока мы не получим ответ поставщика.

Если поставщик прислал протокол разногласий, то выставляется операционная задача по согласованию этого протокола. Кроме этого, договор должен быть согласован юридическим отделом, бухгалтерией, начальником отдела закупок, коммерческим и финансовым директорами.

По факту окончания рассмотрения протокола, выставляется задание ответственному менеджеру сформулировать принятое решение по согласованию. Если договор одобрен, то элемент смарт-процесса переходит в стадию “Подписание”, если нет - то в один из “Провалов”. 

В стадии “Подписание” ответственному менеджеру выставляется новое задание выбрать способ подписания - на бумаге или по ЭДО.

Если выбран способ подписания на бумаге,тогда требуется распечатать и подписать договор, для его последующей отправки.

В случае, если выбран способ подписания через ЭДО, требуется подписать договор в ЭДО и приложить документ с цифровой подписью. 

Когда договор подписан, элемент смарт-процесса переходит в стадию “Успех”. Если нет, то в соответствии с одной из причин, элемент смарт-процесса переходит переход в один из “Провалов”. Причинами могут быть: несогласование сторон, нечеткая формулировка, изменившиеся обстоятельства, юридические проблемы и тд.

Создается заявка на доставку. Она может осуществляться поставщиком или мы должны организовать ее сами. Если доставка организуется самостоятельно, то менеджер должен заполнить опросный лист для постановки задачи логисту. В опросном листе, менеджер должен зафиксировать ожидаемые даты отправки и доставки, а также другие необходимые данные. 

После оформления доставки, она переходит в статус "Запланирована/Ждем". Это означает, что доставка запланирована, но еще не началась.

Для того, чтобы было удобно отслеживать какие доставки в какую дату ожидаются, система создает события календаря.

Для предотвращения нарушения сроков доставки, система автоматически направляет письмо поставщику с запросом на подтверждение за два дня до даты доставки. 

Когда подтверждается дата доставки, создается задание ответственному на складе. Он должен проверить товарные позиции на соответствие спецификации и наличие оригиналов документов. Если все в порядке, то в соответствующее задание прикладываются документы.

Каждое утро в 10.00, бухгалтеру приходит задание - сообщить общую сумму, на которую можно платить сегодня. Как только он указывает общую сумму к оплате, информация поступает руководителю отдела закупок. Элемент смарт-процесса переходит в стадию “Бюджет дня”

На этой стадии у руководителя отдела закупок появляется задание сформировать список счетов на оплату, на основе информации об имеющихся ресурсах, полученной от бухгалтера. Он ставит признак “срок оплаты сегодня”, тем счетам, которые нужно оплатить именно сегодня. По факту завершения работы с этим заданием, элемент переходит на следующую стадию.

На стадии “Оплата”, Бухгалтер получает задание с согласованным руководителем списком счетов и оплачивает эти счета. По интеграции с Битрикс24 соответствующие счета помечаются, как оплаченные в 1С, а в карточку переносится платежное поручение.

На стадии “Черновик” в систему заносятся параметры элемента, который называется счет: срок оплаты, сумма, тип оплаты и другие параметры. 

На стадии “Ожидает Оплату” уже занесена предварительная дата оплаты. В зависимости от критичности оплаты, дату можно поменять, а пока счет будет ожидать в этой стадии.

Если счет в рамках процедуры согласования добавили на оплату “сегодня”, то есть руководитель перенес на стадию “В реестре”, то для бухгалтера это руководство к тому, чтобы его оплачивать.

Когда бухгалтер оплатил, он прикладывает платежку и нажимает кнопку “оплачено”. Далее поставщику высылается письмо с подтверждением оплаты и платежным поручением.