Битрикс24 - как удобно управлять архивом файлов сделки

КЕЙС БИТРИКС24

О ЧЕМ ПОЙДЕТ РЕЧЬ В ДАННОЙ СТАТЬЕ?

Наш клиент, официальный дилер специализированного программного обеспечения, давно и успешно работает с нами по внедрению Битрикс24.

Менеджерам клиента, чтобы продать лицензию покупателю, нужно подготовить пакет из более 10 документов. Кроме этого, в пакет нужно добавить расширенный комплект уставных документов.

Так происходит, потому что вендор этого ПО устанавливает такие требования. С помощью продуктов вендора проектируются печатные платы, в том числе, военного назначения. Вендор должен знать, какие юридические лица и с каким целями приобретают это ПО.

Для чего клиенту Битрикс24?
Для порядка на всех участках работы:

порядка в лидах,
порядка в сделках,
порядка в документации по сделке,
порядка в архиве документов по сделке.

Ссылка на папку в сделке

На начальном этапе внедрения, мы добавили в бизнес-процесс автоматическое создание папки сделки на диске группы. В этой папке сохраняли эталонную структуру папок, чтобы обеспечить порядок расположения документации:

{Название компании} - ID сделки

Договор
Акт / с.ф.
Export Approval
Price Approval
Уставные документы
Файлы из писем
Файлы из чатов

Ссылку на папку сохраняли в поле сделки. Также, добавили в сделку виджет с кнопкой со ссылкой на папку для удобства пользования.

Бизнес-процесс сделки

Бизнес-процесс сделки состоял из нескольких стадий. В данном кейсе, не будем описывать процесс в подробностях, а просто остановимся на том, что на разных стадиях мы получаем или создаем документы:

CRM форма принимает у клиента пакет учредительных документов,
Бизнес-процесс сделки генерирует файлы договора, счета, акта, счета фактуры,
Также генерируются специфические документы для вендора - Export Approval, Price Approval и другие.

Все эти документы сохраняются в полях сделки. И это уже очень удобно! Но, клиент попросил сохранять файлы в структурированном виде на диске сделки и мы приняли эту задачу.

Напишите нам, закажите консультацию

СВЯЗАТЬСЯ

Зеркалирование файлов в папку сделки

Со временем, стало понятно, что некоторые документы удобно править прямо на диске. Но, для корректной работы бизнес-процесса нужно, чтобы исправленные/измененные документы подгружались в поля сделки.

Дело в том, что бизнес-процессы берут файлы из полей, автоматически формируют письма с приложением файлов вендору и клиенту.

Ответом на данную необходимость стал механизм зеркалирования: файлы можно править на диске, а их актуальная версия автоматически попадает в поля сделки.

Таким образом, людям не нужно задумываться о том, где нужно работать с документами. Они работают там, где им удобно.

Файлы из переписки

В настоящее время - время коммуникаций, мы работаем не только с письмами, но и чатами. Большое количество коммуникаций идет в оперативном режиме. Все файлы из переписки по email и в чатах сохраняются в папки “Файлы из писем” и “Файлы из чатов” папки сделки.

Эта функция также оказалась необходимой и удобной для менеджеров клиента.

Архив и Повтор документации

Поскольку, файлы сохраняются на диске структурировано, у нас появляются возможности пакетной работы с ними.
Сама структура папок и файлов на диске является архивом. Файлы лежат в именованных папках, правильно именованные.

Таким образом, если мы хотим сделать одно из таких действий:

создать новую сделку для покупателя лицензии,
отправить пакет документов покупателю или вендору повторно,
сделать запрос на актуализацию документов покупателю с сохранением ответа,

то эти действия можно поручить бизнес-процессам битрикс24.

Бизнес-процессы выполнят эту работу точнее, быстрее и сэкономят людям время на более “человеческие” задачи.
Согласитесь, что получить письмо на проверку, со всеми приложенными файлами - быстрее и проще, чем собирать такое письмо вручную.

ИТОГИ

Порядок на диске - порядок в системе - система, сотканная из порядка.

Все документы по сделке теперь легко и быстро найти. С документами удобно и просто работать.

Бизнес-процессы сделки, а также бизнес-процессы, запускаемые как модели, работают за людей и людям это нравится. Кроме удовольствия, экономится время и снижается зависимость от людей.