Все в одной воронке: Автоматизация документооборота, расчет бонусов и выставление задач в производство

Бухгалтерия любого предприятия решает целый спектр рутинных задач по выставлению счетов и первичному документообороту. Для решения этих задач часто используется различное ПО. Тем не менее, часто рутинные задачи выполняются сотрудниками отдела, а ведь большинство этих задач можно автоматизировать, что позволит сэкономить драгоценное время и высвободить ресурс сотрудников для более ответственных и сложных задач.

Как раз, с запросом оптимизации процесса выставления счетов к нам обратилась крупная производственная компания.

В ходе общения с сотрудниками Клиента, были выявлены следующие направления требующие качественной проработки: 

На первом этапе мы провели подробный опрос владельцев процесса, чтобы точно понять все особенности работы на этом участке в компании. Затем, нами была разработана обобщенная mind-карта процессов.

Так как Клиенту требуется в CRM отслеживать предоплатные, постоплатные и исходящие счета, а также формировать регулярные счета на основании шаблона, мы выделили функционал смарт-процесса “Счета” в 4 направлениях:

• Предоплата,
• Постоплата,
• Исходящие,
• Шаблоны счетов.

Связано это с различным регламентом действий при работе с этими счетами. Для наглядности, описываем порядок стадий для каждого из направлений: 

• Дата создания счета,
• Отчетный период,
• Статья дохода/расхода,
• Клиент (Компания, контакт CRM),
• Партнер (компания CRM),
• Ответственный менеджер,
• Наша компания (2 юридических лица),
• Тип требуемого акта,
• Публичная ссылка на файл счета,
• Публичная ссылка на файл акта,
• Ссылка на папку с документами компании на диске.  

Нам было важно продумать, как создавать счет из сделки. Как в рамках процесса заложенного в воронку, так и вне процесса. Для этого был создан отдельный БП для работы в BPM платформе. Подробнее о BPM платформе.

• Если в компании прикрепленной к сделке не заполнены реквизиты, то предлагается заполнить реквизиты,
• Если реквизиты заполнены, то предлагается проверить реквизиты.
• Далее, предлагается выбрать в рамках какого договора, будет происходить взаимодействие,
• Если договор не заключен, то будет предложено сгенерировать договор из шаблона,
• Если шаблон договора не оговаривает на каких условиях производится оплата, менеджеру необходимо определить - предоплатный или постоплатный счет планируется выставить,
• Все товары из сделки автоматически транслируются в счет. 

Клиент разрабатывает сложные расчеты, с большим количеством элементов, в google таблицах для своих Клиентов. Для автоматизации выставления счетов по расчетам и последующих документов, мы разработали активность Бизнес процессов. 

Алгоритм работы следующий: