# БИТРИКС24.АВТОМАТИЗАЦИЯ

АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ СО СЧЕТАМИ В БИТРИКС24

Ни одна компания не может работать не имея такого учетного элемента как Счет, при этом, возникает необходимость представлять счет в различных формах и совершать с ним различные действия. Вокруг него выстаивается целая система коммуникаций, счет необходимо двигать по воронке в сторону оплаты, а после отгрузки товара или предоставления услуги необходимо сопровождать счет закрывающими документами. 

В этой статье опишем основные возможности и способы автоматизации при работе со счетами.


Специфика Битрикс24 при работе со счетами:

Статусы счетов Битрикс24

Статусы счетов Битрикс24 позволяют двигать счет от момента выставления к моменту оплаты. Отображение счетов в виде списка и в режиме канбан позволяют удобнее работать в разных режимах.

ТОВАРНЫЕ ПОЗИЦИИ В СЧЕТЕ

Счета имеют товарные позиции, которые можно добавлять из базы товаров, сформированного прайс листа (каталога товаров) компании.

УДОБНО РАСПЕЧАТАТЬ ИЛИ ОТПРАВИТЬ

Счета можно распечатать на фирменном бланке или отправить ссылку на печатную форму счета с возможностью оплаты прямо на странице.

АБОНЕМЕНТЫ - РЕГУЛЯРНЫЕ СЧЕТА

Любой счет в Битрикс24 можно сделать повторяющимся, раз в период, что крайне актуально для бизнесов с абонентским обслуживанием.

СПОСОБЫ ОПЛАТЫ И ПЛАТЕЖНЫЕ СИСТЕМЫ

В начале работы необходимо настроить способы оплаты - банк, наличные, платежные системы. В Битрикс24 также доступны возможности интеграции с платежными системами Яндекс.Касса и Paypal.

Пользовательские поля

Для нужд каждого конкретного бизнеса в счетах можно создать пользовательские поля разных типов: это различные маркеры, статья расходов и приходов, даты различных событий.

СИСТЕМА ОТЧЕТОВ

В Битрикс24 существует система отчетов, позволяющая делать различные выборки по счетам в виде таблицы с заданным набором колонок, включая пользовательские поля. Отчеты по менеджерам, по источникам, по клиентам и так далее.

АНАЛИТИКА

Получить общую картину по работе с клиентами в Битрикс24.CRM или оценить эффективность конкретного менеджера – в этом вам помогут новые аналитические отчеты в CRM на главной странице раздела Счета.

Но, к сожалению, в отличие от других сущностей Битрикс24.CRM, Счета не обладают функциональностью бизнес-процессов, что ограничивает возможности автоматизации.

Невозможно создавать счета на определенных этапах лидов и сделок, не возможны вычисления,
не возможны настройки параметров и пользовательских полей.

На помощь приходят разработчики и Rest Api.

# бизнес-процессы, активити, веб-хуки

СЦЕНАРИИ РАБОТЫ

Для решения задач автоматической работы со счетами мы имеем активити бизнес-процессов и вебхуки (скрипты, запускаемые по событиям). Так образом, мы можем создавать или изменять счета в любых сценариях при работе со сделками, контактами, компаниями, а также при изменении задач.
К примеру, мы можем опираться на текущий статус счета, для изменения статуса сделки, и наоборот. Можем изменять сумму по счету, если изменился тип сделки, или состав товарных позиций в ней.

сценарии

Вычисления при
создании счетов

Перед созданием счетов мы можем рассчитать различные параметры, к примеру: комиссии продавцов, платежных систем, можем вычислять и заносить особые условия и/или скидки в зависимости от объема. Иными словами, любая задача, которая стоит переда нами и лежит в области математики решается для того, чтобы автоматизировать процесс и исключить человеческую ошибку.


сценарии

Разбиение счетов при частичной оплате

Часто наши клиенты просят автоматизировать такую рутинную операцию, как разбиаение счетов при частичной оплате. В этом случае выставленный счет копируется и обе копии изменяются с установкой статусов «оплачен» и «ожидает оплаты», соответственно.

сценарии

Ожидание отметки об
оплате счета

Современные банки и платежные системы позволяют отслеживать факт оплаты счета. Как писали выше, для Яндекс.Кассы и Paypal этот процесс автоматизирован в базовой поставке. Для других систем мы можем автоматизировать получение отметки об оплате Счета и управлять статусом элементов Битрикс24.CRM для работы бизнес-процессов.


сценарии

Бизнес-Процессы и Счета в Битрикс24.CRM

Хотя сущность Битрикс24.CRM Счет не имеет собственных бизнес-процессов, как показывает практика, все имеющие события удается обрабатывать и обеспечивать движение процесса по лидам/сделкам.

сценарии

КОММУНИКАЦИИ В ПРОЦЕССАХ
со счетами

Возможности, которые предоставляет нам Битрикс24 в отношении коммуникаций, выделяют данную систему среди других.

Мы можем информировать всех участниках о любых событиях, которые происходят со Счетом, например:

1) Коммуникации для руководителя - о выставлении счета, об оплате, о подписании закрывающих документов

2) Коммуникации для клиента - о выставлении счета, о начале работ или доставки по счету, о перемещении или готовности заказа, о готовности закрывающих документов

3) Коммуникации для менеджера по продажам - о получении счета клиентом

Коммуникации могут осуществляться по каналам телефонии (автозвонок), sms, email, в мессенджерах и соцсетях. Излюбленная функция для каждого отдела продаж - это автоматическая доставка счета по email и sms при установке статуса «отправлен клиенту».


сценарии

ИНТЕГРАЦИЯ Битрикс24 С
продуктами 1С

Работа со Счетами Битрикс24 в условиях интеграции с 1С. 

В битрикс24 также можно настроить двусторонний обмен данными с 1С. Основной сценарий, который поддерживается для обмена счетами:

1) Счета создаются на стороне CRM;

2) Счета, при достижении определенного статуса, отправляются в 1С;

3) На стороне 1С может быть проведена оплата счета или его отгрузка, может быть изменен состав товаров счета их стоимость. Все эти данные будут автоматически отправлены в CRM при очередной синхронизации;

4) Эти же изменения на стороне CRM приведут к изменениям соответствующих заказов в 1С.

сценарии

Элементарная финотчетность

Элементарную финансовую отчетность можно получить в виде сводной таблицы в Google SpreadSheets. Для этого необходимо выполнить несколько действий:

1) Добавить пользовательские поля в счет (период начисления и статью дохода/расхода)

2) Обеспечить заполнение этих полей и перенос данных о счете в Google SpreadSheets по факту постановки статуса «счет оплачен»

3) Создать сводную таблицу по периодам начисления в нужном разрезе, например по статьям, по менеджерам и другим параметрам, при необходимости.

сценарии

ГЕНЕРАЦИЯ документов ПО СЧЕТУ

В настоящий момент в Битрикс24 есть встроенный функционал генерации печатных форм для документации к счету: договора, акты, счета фактуры и так далее. 

В отдельных случаях мы применяем написание специфических генераций для нестандартных документов и ситуаций, когда требуется автоматическая отправка документов, или размещение этих документов в других сущностях или системах.

уведомления по счету

SMS уведомления и уведомления в мессенджер при отправке счета В Битрикс24

Одним из основных запросов наших клиентов - услуга по настройке SMS уведомлений, при отправке счета.

Не смотря на то, что клиенты хотят настроить только sms уведомления, мы всегда рекомендуем использовать дополнительные возможности, которые дают потрясающий эффект, это: авто-звонки с напоминанием о выставленном счете, email с приложенным PDF счета (который легко перенаправить в бухгалтерию), уведомления в мессенджер, уведомления в колокол Битрикс24.

Важно понимать, что уведомления можно делать не только по статусу отправлен клиенту, но также и по любым другим статусам.

Мы будем рады Вашим вопросам по этой теме, мы любим и умеем работать со счетами в Битрикс24, готовы делиться опытом. Напишите нам в чат!

Если у Вас еще нет своего Битрикс24, зарегистрируйте и начните работу БЕСПЛАТНО!

23
Октября, 2018
ИНТЕГРАЦИЯ БИТРИКС24 И БИЛАЙН

НЕСТАНДАРТНЫЕ ОТЧЕТЫ В ОБЛАЧНОМ И КОРОБОЧНОМ БИТРИКС24

В процессе работы компании часто возникает необходимость построения различного рода отчетов. Не всегда эти отчеты могут быть построены с помощью стандартных инструментов. Компания по подбору персонала запросила техническую возможность построить сложный отчет с данными из разных сущностей Битрикс24, с графической визуализацией. 
автоматизация
С БИТРИКС24
18
Октября, 2018
ИНТЕГРАЦИЯ БИТРИКС24 И БИЛАЙН

ИНТЕГРАЦИЯ БИТРИКС24 И БИЛАЙН

Несмотря на бурное развитие IP телефонии, традиционная мобильная связь продолжает использоваться компаниями для решения повседневных задач, особенно, если сотрудники компании вынуждены работать вне офиса и вне стационарной телефонной линии или стабильного высокоскоростного доступа к сети интернет. К сожалению, стабильность и качество мобильного интернета оставляет желать лучшего, особенно вне города. 
автоматизация
С БИТРИКС24
10
Октября, 2018
Битрикс24

РАЗРАБОТКА ШАХМАТКИ ДЛЯ ОТЕЛЕЙ / ИНТЕГРАЦИЯ С БИТРИКС24

Наши партнеры из Испании, Компания Real Exelente, крупнейшая сеть по аренде апартаментов, обратились к нам за решением задачи визуализации данных о занятости апартаментов, вилл и таунхаусов в их аппартной сети.
автоматизация
с Битрикс24