О ЧЕМ ПОЙДЕТ РЕЧЬ В ДАННОЙ СТАТЬЕ?
Наш клиент, официальный дилер специализированного программного обеспечения, давно и успешно работает с нами по внедрению Битрикс24.
Менеджерам клиента, чтобы продать лицензию покупателю, нужно подготовить пакет из более 10 документов. Кроме этого, в пакет нужно добавить расширенный комплект уставных документов.
Так происходит, потому что вендор этого ПО устанавливает такие требования. С помощью продуктов вендора проектируются печатные платы, в том числе, военного назначения. Вендор должен знать, какие юридические лица и с каким целями приобретают это ПО.
Для порядка на всех участках работы:
На начальном этапе внедрения, мы добавили в бизнес-процесс автоматическое создание папки сделки на диске группы. В этой папке сохраняли эталонную структуру папок, чтобы обеспечить порядок расположения документации:
{Название компании} - ID сделки
Бизнес-процесс сделки
Бизнес-процесс сделки состоял из нескольких стадий. В данном кейсе, не будем описывать процесс в подробностях, а просто остановимся на том, что на разных стадиях мы получаем или создаем документы:
Все эти документы сохраняются в полях сделки. И это уже очень удобно! Но, клиент попросил сохранять файлы в структурированном виде на диске сделки и мы приняли эту задачу.
Со временем, стало понятно, что некоторые документы удобно править прямо на диске. Но, для корректной работы бизнес-процесса нужно, чтобы исправленные/измененные документы подгружались в поля сделки.
Дело в том, что бизнес-процессы берут файлы из полей, автоматически формируют письма с приложением файлов вендору и клиенту.
Ответом на данную необходимость стал механизм зеркалирования: файлы можно править на диске, а их актуальная версия автоматически попадает в поля сделки.
Таким образом, людям не нужно задумываться о том, где нужно работать с документами. Они работают там, где им удобно.
В настоящее время - время коммуникаций, мы работаем не только с письмами, но и чатами. Большое количество коммуникаций идет в оперативном режиме. Все файлы из переписки по email и в чатах сохраняются в папки “Файлы из писем” и “Файлы из чатов” папки сделки.
Эта функция также оказалась необходимой и удобной для менеджеров клиента.
Поскольку, файлы сохраняются на диске структурировано, у нас появляются возможности пакетной работы с ними.
Сама структура папок и файлов на диске является архивом. Файлы лежат в именованных папках, правильно именованные.
Таким образом, если мы хотим сделать одно из таких действий:
Бизнес-процессы выполнят эту работу точнее, быстрее и сэкономят людям время на более “человеческие” задачи.
Согласитесь, что получить письмо на проверку, со всеми приложенными файлами - быстрее и проще, чем собирать такое письмо вручную.
Порядок на диске - порядок в системе - система, сотканная из порядка.
Все документы по сделке теперь легко и быстро найти. С документами удобно и просто работать.
Бизнес-процессы сделки, а также бизнес-процессы, запускаемые как модели, работают за людей и людям это нравится. Кроме удовольствия, экономится время и снижается зависимость от людей.
Проведем консультацию по процессам из этого кейса.
Будем рады оказаться полезными
В нашем блоге мы накапливаем интересные материалы основанные на нашем практическом опыте - реализованных проектах автоматизации, разработке приложений и интеграций, RPA
© 2003 - 2024 All rights reserved.
— Бесплатные Сайты и CRM. Создать сайт самому онлайн