Результативный процесс встреч для международной логистической компании NAWINIA

NAWINIA – международная логистическая компания, с более чем 20-летним опытом работы в транспортной логистике. Офисы компании открыты в России, Китае, Германии, Азербайджане, Узбекистане, Казахстане и Турции. NAWINIA имеет разветвленную сеть складов и агентов по всему миру. В штате компании работает 250 сотрудников.

Грамотное управление компанией и внимание к передовым IT-разработкам позволили NAWINIA обеспечить оборот более миллиона заказов в год и привлечь крупных международных клиентов, среди которых IKEA, Leroy Merlin, OBI, Toyota и Wildberries.

ЗАДАЧА

Основная цель, с которой к нам обратился клиент – оптимизация процесса встреч в компании:

Сокращение времени на организацию

Распределение задач по итогам встречи

Регламентация этого процесса, включение в него обязательных стадий, таких как заполнение повестки и подведение итогов

Отчётность по этому процессу (количество встреч, затраченные ресурсы компании)

Александра Костеева

руководитель отдела поддержки и инфраструктуры Nawinia

“Ключевая проблема была в том, что уже проведенные встречи, как правило, не имели зафиксированных результатов, решений, принятых по итогам встречи и назначенных задач с точками контроля. А значит и время сотрудников компании на встречу было потрачено зря. С учётом количества встреч это огромные деньги для компании.”

Решение

Автоматизацию процесса встреч было решено делать на базе Битрикс24, так как инструмент давно и успешно используется в компании. Дополнительно использовали уже подключенный модуль BPM-платформа: разработка компании МБС для быстрой автоматизации бизнес-процессов.

Ход проекта

Описали процесс для автоматизации

В рамках предпроектного обследования нами было подготовлено описание процесса, он был разделён на несколько стадий.

Планирование: определение цели, подготовка повестки дня и выбор участников.
Организация: определение подходящей даты и времени, бронирование комнаты для встреч или организация на онлайн-платформе, отправка приглашений.
Проведение: проведение встречи с соблюдением повестки дня, стимулирование конструктивного обсуждения, обеспечение участия.
Подведение итогов и распределение задач: протокол, задачи, ответственные за них, сроки исполнения.
Контроль исполнения: возможность для руководства отслеживать статус по задачам, видеть просроченные, автоматические напоминания сотрудникам, без необходимости делать это вручную.

Автоматизировали процесс в системе

Из встречи мы сделали смарт-процесс: автоматизировали стандартные шаги процесса встречи, обеспечивая согласованность, прозрачность и результат.

Планирование с целями и повесткой

Процесс регламентирован, при создании встречи запрашивает у инициатора ее цели и повестку, как результат: план встречи известен всем участникам.

Организация с проверкой возможности участия, созданием виртуальной встречи, отправкой приглашения всем участникам

По регламенту необходимо перейти в календарь и проверить возможность участия коллег, синхронизация работает в обе стороны.
Прямо из процесса можно создать виртуальную встречу в Zoom одним кликом, сохранить ссылку на нее, автоматически скачивать и сохранять в Битрикс24 видеозапись прошедшей встречи.

Организация с проверкой возможности участия

Организация с отправкой приглашения всем участникам

Организация с созданием виртуальной встречи

Проведение встречи с напоминанием всем участникам

Робот, а не сотрудник, напоминает всем участникам встречи присоединиться. Встреча идёт по заранее определенной повестке и с заданной целью.

Обеспечили отчётность и контроль

Подведение итогов встречи всегда с отчётом и задачами на ответственных

Ответственный за итоги встречи получает и выполняет задание создать отчёт:

отчёт фиксируется в самой встрече, во всех связанных элементах и задачах, а также в журнале событий,
отправляется на электронную почту указанным в процессе сотрудникам,
формируется задача и назначаются ответственные,
итоги отправляются внешним участникам встречи, если они были.

Подведение итогов встречи всегда с отчётом и задачами на ответственных

По времени сотрудников и количеству встреч можно выгрузить статистику руководству

Процесс помогает лучше управлять временными ресурсами сотрудников.

Александра Костеева

руководитель отдела поддержки и инфраструктуры Nawinia

“Хочу отметить быструю реализацию данного процесса на BPM-платформе коллегами из МБС. Да и сам механизм ведения сотрудников по процессу не позволяет проводить встречи как-то иначе, без повестки, целей и отчёта с задачами ответственным. Эффективность встреч и их результативность выше, мы не тратим ценные ресурсы компании.”

Результаты

На 25%

сокращены затраты времени сотрудников на процесс встреч,
автоматизированы все рутинные задачи, освобождено ценное время для более важных задач.

Результат

Все встречи проводятся с результатом.
С определёнными задачами и ответственными, процесс стандартизирован.

Прозрачность

Процесс встреч управляем и прозрачен для руководства
можно сформировать отчет с учетом временных затрат всех сотрудников на встречи, посчитать экономику встреч и наметить цели по улучшению экономики.

Обучение

Нет временных затрат на обучение сотрудников. Нет необходимости в обучении персонала – BPM-платформа сама проведет сотрудника по процессу, проинструктирует его, обеспечит своевременное информирование, уведомление всех участников.

Отзыв клиента

Компания ООО "Навиния рус" выражает глубокую признательность и благодарность компании ООО "МБС" за автоматизацию стратегически важных бизнес-процессов компании.

Посмотреть скан отзыва